Алло! Вы меня слышите??? Проблемы и решения для офисов open space

Шум. Ноль приватности. Отсутствие личного пространства. Невозможность сосредоточиться. Странные запахи. Кашляющий сосед. Неусидчивый коллега напротив. Наушники. Много ошибок. Лень. Стресс. Депрессия.

Офисное пространство адаптируется под меняющиеся потребности сотрудников, а бизнес продолжает пользоваться открытыми офисными планировками open space. При этом понимание влияния офисной акустики приобретает критическое значение, поскольку новые тренды в архитектуре и дизайне создают как потрясающие истории успеха, так и приводят к неожиданным и неприятным последствиям. Мы разберем все за и против офисов с открытыми плнировками, и расскажем как можно исправить ситуацию и избежать серьезных ошибок.

Рабочие пространства с модными элементами, такими как бетонные полы, открытые потолочные перекрытия и стеклянные перегородки, представляют типичную картину современного офиса. Офисы открытого типа стали широко использоваться еще в первой половине ХХ века, в эпоху индустриального бума. Это позволило cэкономить: строительство и экплуатационные затраты таких пространств обходились существенно дешевле, чем системы с отдельными кабинетами. Еще одним важным фактором стало отсутствие строгой иерархии сотрудников и, как следствие, более демократичная и свободная атмосфера, беспрепятственная и быстрая коммуникация сотрудников, привлечение молодых, креативных и талантливых кадров. При этом обратной стороной медали стало полное исключение личного пространства и конфиденциальности, а также существенное увеличение уровня шума – все это привело к серьезному снижению продуктивности. Но почему же данный тренд настолько популярен, если он так проблематичен?

Подытожим основные преимущества открытой офисной планировки.

Оптимизация площади офиса. В прошлом общепринятой нормой площади на одного сотрудника считалось около 23-25 м² (включая рабочее место и офисную логистику). Высокая стоимость офисной недвижимости и повышение арендных ставок снизили данную норму до 12-14 м², что стало возможно благодаря планировкам open space.

Затраты на строительство. Бюджет офиса существенно увеличивается при строительстве дополнительных перегородок, дверей, освещения и систем контроля климата.

Необходимость быстрого взаимодействия. Рабочая среда быстро меняется, и не всегда обязательно находится на рабочем месте для того чтобы выполнить ту или иную задачу. Офис в большей степени стал пространством для обмена идеями, брейнсторминга, получением информации – территорией активности и взаимодействия. Офис – это напоминание о культуре, ценностях и целях компании.

Однако большинство из тех, кто работает в подобных офисах, жалуются на постоянный шум и невозможность сосредоточиться. Это подтверждают многочисленные исследования: по разным данным, в офисах открытой планировки люди становятся на 5-30% менее эффективными в зависимости от склада личности и специфики работы.

Компании Steelcase и Ipsos провели ряд исследований и выяснили, как шумовое загрязнение влияет на офисных сотрудников. Оказалось, что из-за шума работники в среднем теряют 86 рабочих минут в день – это время необходимо им, чтобы вновь сосредоточиться и вернуться к работе.

На основании опроса 42.000 респондентов из США, Канады и Австралии, к.д.н. Джангсоо Ким и профессор Ричард де Диар с факультета Архитектуры, Дизайна и Планирования Университета Сиднея, выяснили, что большинство сортудников офисов open space не удовлетворены условиями работы. Главными факторами дискомфорта опрошенные считают шум и невозможность уединиться.

«В последние годы идея офисов с открытыми планировками продвигается как инструмент для повышения комфорта рабочего места и командной эффективности», говорит мистер Ким. «Мы не нашли подтверждений тому, что офисы open space улучшают взаимодействие между работниками. Напротив, наше исследование четко обозначило, что недостатки открытых планировок перечеркивают все их преимущества».  

К тому же, сотрудники чаще болеют. По данным журнала Scandinavian Journal of Work, больничный просят на 62% чаще, ведь в открытых офисах инфекции распространяются быстрее.

Все это, в конечном итоге, наносит компаниям убытки.

Возникает вопрос: если офисы типа open space настолько неэффективны, почему от них до сих пор не отказались компании с высокой культурой труда, такие как Apple, SpaceX и Facebook?

Все дело в том, что подобные пространства оказываются плохими не по своей сути, а изза ошибок при проектировании и планировании.

Рассмотрим более детально основные проблемные места открытых планировок, а также обозначим, какими инструментами можно существенно улучшить ситуацию.

1. Высокий уровень шума.

К сожалению_ современные тенденции архитектурного дизайна часто конфликтуют с решениями, обеспечивающими снижение уровня шума в помещении. Гладкие звукоотражающие поверхности, например, стеклянные перегородки, открытые потолочные перекрытия и коммуникации, создающие собственный дополнительный шум и вибрации, бетонный наливной пол и в целом стиль «современный минимализм» часто исключают использование акустической отделки. Также очень часто отсутствие акустических материалов связано с низкой компетенцией и недостаточным опытом дизайнера, для которого «стиль и красота» занимают ключевое место при проектировании. Однако, как упоминалось выше, основная проблематика открытых офисов состоит именно в высоком уровне шума.

РЕШЕНИЕ: использование акустических материалов для оптимизации акустики.

Совершенно необходимо осознанно учитывать степень влияния нежелательного шума в офисном пространстве уже на этапе формирования будущей концепции. Без этого, к сожалению, впоследствии, когда офис столкнется со всеми «прелестями» ошибок проектирования и возникнет острая необходимость изменений, будет слишком поздно. Деньги и время на строительство уже потрачены, а меры по оптимизации акустики станут лишь компромиссом на пути к идеалу.

Когда мы говорим об архитектурной акустике в офисном пространстве, мы подразумеваем два главных параметра – подавление раздражающих звуков и снижение общего уровня шума, и разборчивость речи. Оба парметра связаны с достаточным, оптимальным использованием звукопоглощающих материалов и уменьшением времени реверберации до соответствующих нормированных показателей.

Оптимальное количество и характеристики требуемых материалов можно определить с помощью соответствующего акустического расчета, который учитывает объемнопланировочные параметры помещения и ключевые факторы, влияющие на акустику в помещении, и наглядно демонстрирует ситуацию «до» и «после» акустической отделки.

Хорошая новость состоит в том, что существует огромное разнообразие готовых акустических решений, которые органично поддержат и современный дизайн, и текущие тренды в области безопасноcти и экологии. Мы рассмотрим несколько основных инструментов и решений на примере референтных проектов мирового лидера в области акустических решений, компании Knauf AMF.

Акустические потолочные острова.

Это дизайнерские элементы для корректировки акустики помещений, представляющие собой свободно подвешиваемые звукопоглощающие элементы, применение которых позволяет улучшить акустический комфорт в офисах с открытым дизайном потолка.

Иногда звукопоглощающие подвесные острова являются чуть ли не единственным способом обеспечения приемлемых акустических условий в объемном помещении. Современные и стильные конструкции акустических островов могут быть квадратной, круглой, прямоугольной или более сложной формы, обеспечивая дизайнерское решение в помещениях любой планировки и назначения.

Акустические баффлы и экраны.

Вертикально расположенные акустические баффлы обеспечивают значительное улучшение акустики благодаря превосходным показателям звукопоглощения в широком частотном диапазоне без использования сплошного однородного покрытия потолочной площади “от стены до стены” и обладают архитектурной и эмоциональной привлекательностью. За счет вертикального расположения, баффлы позволяют значительно увеличить площадь звукопоглощающей поверхности там, где чистая площадь потолка является недостаточной.

Акустические стеновые решения.

В связи с ограниченным количеством перегородок как таковых, а также большого количества звукоотражающих стеклянных конструкций, хорошим решением будет максимально задействовать акустическую отделку стен там, где это возможно: это могут быть древесно-волокнистые плиты HERADESIGN® c подложкой из минеральной ваты, или стеновые панели THERMATEX® Line.

Классический акустический модульный потолок.

Акустические модульные плиты, как правило, изготавливаются из минерального базальтового волокна, а актуальность данного решения связана с большим разнообразием форматов, кромок и дизайнов поверхностей, а также высокой эффективностью коррекции акустики в силу того, что модульный потолок «от стены до стены» занимает большую площадь в помещении и, соответственно, сильно влияет на акустическую среду.

Акустическое зонирование пространства.

Суть зонирования пространства, о котором пойдет речь дальше, заключается в создании отдельных зон с высокой конфиденциальностью и максимальной разборчивостью речи. Такие зоны, помимо планировочных приемов, создаются за счет использования звукопоглощающих акустических решений, перечисленных выше. Речь идет о зонах отдыха, переговорных, кухнях, скайп-комнатах, помещениях для работы в командах, «телефонных будках» и лаунджах.

ПРОБЛЕМА 2: Слишком большое скопление людей.

Самым страшным врагом в открытых планировочных решениях является высокая концентрация людей. Желание рассадить максимально возможное количество сотрудников в офисе как раз и привносит основные неудобства. Точно также как жители перенаселенных городов спешат за город для восстановления энергии и баланса, точно так же сотрудники переполненных офисов будут искать тихие и уединенные места для выполнения каждодневных задач.

Крупные компании, в которых работает по 100-200 человек, пытаются посадить всех сотрудников в одном пространстве. При этом антрополог Станислав Дробышевский в книге «Достающее звено. Книга 2. Люди» пишет, что численность порядка 10-50 индивидов универсальна и заложена в нас эволюцией – именно столько требовалось особей для выживания в доисторические времена. Оптимальное число людей в одном помещении или зоне – 12-15 человек.

РЕШЕНИЕ: разбивка пространства на меньшие, правильно ориентированные сегменты.

Лучше использовать отдельные рабочие кластеры, с развернутыми в разные направления столами, чем однообразные монтонные ряды столов. Такие кластеры хорошо разделять дополнительными помещениями или зонами (переговорными, лаунж зонами и тд), или, например, кадками с растениями.

Также луше остановить выбор на отдельно стоящих, но меньших рабочих столах, чем на обьединнных. Если такой возможности нет, и столы расположены впритык, следует создать хотя бы минимальное ощущение личной территории и использовать разделительные экраны.

Ориентируйте столы так, чтобы сотрудники сидели не спиной, а лицом или, по крайней мере, под углом к проходным зонам. Подсознательно человек испытывает дискомфорт, когда сидит спиной к коллегам или боссу, а экран его компьютера открыт на всеобщее обозрение.

ПРОБЛЕМА 3: Отсутствие фокусных зон, например, для звонков и работы в командах.

Одной из самых распространенных ошибок при проектированиии офисного пространства является организация только лишь двух зон – так называемых рабочих станций для сотрудников и отдельных пространств для менеджмента. Тем не менее, этого крайне недостаточно и именно это создает много неудобств. Необходим правильный баланс рабочих мест для сотрудников, разноплановых переговорных зон, зон взаимодействия команд и зон для руководящего состава.

РЕШЕНИЕ: сбалансированное зонирование под разные задачи и взаимодействия.

Хороший офисный дизайн предполагает большое разнообразие общественных зон, таких как: лаундж зоны, пространства для отдыха, кухни, кофе поинты, «телефонные будки» для возможности делать конфиденциальные звонки, небольшие переговорные зоны на 1-2 человек, малые и большие переговорные комнаты, а также зоны, где сотрудник может уединиться и сосредоточиться в полной тишине. Офис становиться на порядок более комфортным, когда у работника есть выбор – сидеть вместе со всеми, или уединиться.

Кроме достаточного количества функциональных зон, критическим является их расположение в пространстве. Ряды рабочих станций могут быть отделены от зон для работы ко манд переговорными, серверной или кухней, чтобы исключить любые отвлекающие или раздражающие моменты для различных фокусных групп и создать локальные тихие зоны.

ПРОБЛЕМА 4: Недостаточное освещение.

В больших помещениях часто не хватает естественного света: если окна расположены только с одной стороны, то сотрудники у противоположной стороны по 8 часов в день не видят солнца. Кроме того, современный дизайн часто предполагает покраску потолочного перекрытия и коммуникаций в темные цвета, что существенно усугубляет ситуацию. Недостаточность освещения является одним из факторов, приводящих к стрессу и депрессиям.

РЕШЕНИЕ: баланс естественного освещения и светоотражающих материалов.

Продумывайте освещение заранее и максимально используйте естественное освещение. Это важно в том числе с точки зрения энергоэффективности и эксплуатационных затрат. Не проблема, если концепция предполагает использование темных цветов, однако их следует чередовать материалами с максимальным светоотражением. Великолепным решением будут белые потолочные острова с коэффициентом стветоотражения около 90%. Помимо решения вопроса со светом и стильным дизайном, они кардинально понизят уровень шума.

ПРОБЛЕМА 5: Непрактичность и кратковременная актуальность.

Культура труда быстро меняется, компании растут, и недостаточно гибкое к изменениям пространство может оказаться непригодным уже через 5-10 лет после строительства.

РЕШЕНИЕ: использование модульных элементов Планировочные решения должны либо иметь резерв для расширения рабочих зон, либо быть достаточно мобильными для перестановки или вообще переезда. Это касается как, например, мебели, так и акустической отделки. Например, мобильные акустические решения, такие как баффлы, потолочные острова и стеновые панели, можно без труда смонтировать в ином порядке или перевезти в новый офис.

Представительство компании Knauf AMF в Украине предлагает следующие услуги: